Was ist bei der Neustrukturierung einer Bearbeiterzuordnung zu beachten?

Die Bearbeiterfindung ist in der Prozesssteuerung das Herzstück. Sie ist das lebensspendende Organ, die Aufgaben und Belege den entsprechenden Mitarbeitern zuordnet. So wie das Herz im menschlichen Körper dafür zuständig ist, dass der Körper über die Blutbahnen mit genügend Sauerstoff versorgt wird, lenkt die Bearbeiterfindung über die Nachrichtensteuerung die digitalen Prozesse innerhalb eines Unternehmens.
 
Ärgerlich wird es, wenn Fehler in der Bearbeiterfindung auftreten. Wichtige Prozessschritte wie beispielsweise Freigaben von notwendigen Bestellungen oder die sachliche Prüfung einer Rechnung sollten zeitnah durchgeführt werden. Verschiedene Szenarien wie krankheitsbedingte personelle Ausfälle oder eine unzureichend gepflegte Urlaubsvertretung können für stockende Prozesse sorgen.
 
Neue Organisationsstruktur
 
Weitaus schwieriger ist das Szenario, wenn auf Managerebene weitreichende Umstrukturierungen für das gesamte Unternehmen beschlossen werden. Welche Arbeiten sind zukünftig von welchem Fachbereich und von welcher Arbeitsgruppe an welchem Standort zu erfüllen? Während sich das Management auf Wertsteigerung und Rentabilität des Unternehmens fokussiert, liegt die Umsetzung der Neustrukturierung der Bearbeiterfindung in den Händen der Fachbereichsleiter mit Unterstützung der IT.
 
Natürlich sind mit ein paar Änderungen in der Bearbeiterfindung Arbeiten schnell anderweitig verteilt, aber neben einer Gesamtvision für das Unternehmen sind bei Neu- oder Umstrukturierungen auch andere Qualitäten gefragt.
 
Menschen möchten mehr denn je bei Veränderungen mithineingenommen werden. Deswegen ist der Humanfaktor niemals zu unterschätzen.
 
Umstrukturierungen gut kommunizieren
 
Wie kommuniziere ich im Vorlauf die anstehenden Veränderungen?
Wie stellen wir sicher, dass Prozessänderungen nicht zu unnötigen Mehrarbeiten führen?
Helfen die Änderungen wirklich, um gewünschte Erfolge zu erzielen?  
 
Um gute Argumente zu sammeln, kann eine vorherige Prozessanalyse gewünschte Änderungen unterstützen.  Beispielsweise unter Berücksichtigung der Durchlaufzeiten können Weiterleitungen, Folgeaufgaben, einzelne Workflowschritte und Gründe für stockende Prozesse analysiert werden. 
 
Je objektiver innere Abläufe und wiederkehrende Muster im Unternehmen vor Augen sind, umso schneller und effektiver können Bestpractices entdeckt werden.
 
Gut kommunizierte und durchgeführte Umstrukturierungen sparen Geld und Zeit und was noch wichtiger ist – sie sorgen für ein Gewinn an Glaubwürdigkeit für zukünftige Umstrukturierungen.
 
So sind Sie in der Lage, Arbeitslasten neu zu verteilen und die notwendigen Veränderungen in der Bearbeiterzuordnung effektiv vorzunehmen.