Tipp #1 - Vermeiden Sie Perfektionismus!
Egal wie sehr Sie sich darauf versteifen, 'den perfekten Prozess' finden zu wollen, sollten Sie immer bedenken, dass ein Prozess niemals perfekt sein wird. Dynamische Veränderungen sind heute mehr denn je in allen Fachbereichen anzutreffen. Mitarbeiterwechsel und Unternehmensumstrukturierungen erfordern immer wieder Flexibilität. Mit einer gesunden Portion Pragmatismus bringen Sie eine wesentliche Voraussetzung für geschmeidige Prozessabläufe mit. Wer versucht, auch die kleinste Ausnahme abzubilden, verschwendet viel Zeit und Geld ohne einen wesentlichen Mehrwert zu erreichen.
Tipp #2 - Sorgen Sie für durchgehend digitale Prozesse!
Ohne durchgehende digitale Prozesse ist einem Software-basiertem Process Mining Grenzen gesetzt. Denn nur digitalisierte Prozesse können von der Software auch analysiert werden, um mögliche Schwachstellen und Engpässe aufzudecken. Außerdem sollten Sie immer einen ganzheitlichen Blick, das sogenannte Big Picture vor Augen haben. Denn wenn Sie die Prozesskette an einem Punkt beschleunigen, kann es an anderer Stelle zu erhöhten Verzögerungen kommen, sodass der Gesamtprozess möglicherweise langsamer wird.
Tipp #3 - Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein!
Natürlich stellt das Process Mining auch die Leistungen einzelner Mitarbeiter und Fachbereiche dar. Um Fingerpointing zu verhindern ist es ratsam, Mitarbeiter in den Prozess des Process Minings mit einzubinden. Daten können und werden natürlich bei pi.a analytics pseudonymisiert. Und dennoch ist es ratsam, die Ergebnisse und mögliche Prozessanpassungen gemeinsam anzugehen. Die zentrale Frage beim Process Mining lautet nicht: "Wer macht Fehler?", sondern "Warum passieren wiederholt Fehler?". Und das sollten Ihre Mitarbeiter doch am besten wissen.
Tipp #4 - Stellen Sie die Qualität der Auswertungen sicher!
Niemand kennt das Unternehmen und die Prozesse so gut wie Sie. Um die richtigen Entscheidungen für Prozessoptimierungen treffen zu können, ist die Auswahl und Menge der zu analysierenden Daten entscheidend. Hier ist es hilfreich, sich im Vorwege über folgende Fragen Gedanken zu machen:
- Welche Leistungskennzahlen sind für Ihr Unternehmen wirklich relevant?
- Wie hoch ist die Qualität Ihrer Daten einzustufen?
- Werden Log-Daten einwandfrei abgerufen (bspw. keine unterschiedlichen Einheiten pro Spalte)?
- Welche Daten werden ausgelesen?
Wer nur ein Teil der Daten betrachtet, läuft Gefahr, falsche Rückschlüsse zu ziehen.
Tipp #5 - Kontinuität ist der Schlüssel!
Wie schon erwähnt, leben wir in einer Zeit, die vom stetigen Wandel begleitet ist, wie beispielsweise der rasante Anstieg von Home Office Tätigkeiten. Daher lohnt es sich, Prozessabläufe in regelmäßigen Abständen wiederholt zu betrachten und gegebenenfalls Nachjustierungen vorzunehmen. Ein einmaliges Process Mining ist daher nur der erste Schritt auf Ihrem Weg zu einer langfristigen Effizienzsteigerung. Aus diesem Grund implementieren wir für unsere Kunden ein Prozessanalysetool, das stetig weiterentwickelt werden kann. Wir freuen uns Ihnen dabei zu helfen, verborgenes Prozesswissen greifbar zu machen. Überzeugen Sie sich selbst durch ein Proof of Concept.
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