Workflow optimieren, aber wie?

Das Workflow-Management legt den Schwerpunkt auf die aktive Steuerung von arbeitsteiligen Prozessen. Wiederkehrende Arbeiten wie beispielsweise die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen oder die nachfolgende Eingangsrechnungsprüfung sollen effektiver durchgeführt werden. Viele Unternehmen setzen deshalb auf eine digitalisierte Aufgabenzuteilung. 

Ziele des Workflow-Managements

Mit der Einführung einer sogenannten Workflow-Engine werden häufig folgende Ziele verfolgt: 

• Qualitätssteigerung der zu unterstützenden Arbeitsprozesse
• Vereinheitlichung vorhandener Geschäftsprozesse
• Erhöhung der Informationsverfügbarkeit 
• Reduzierung von Bearbeitungszeiten und Kosten
• Vermeidung von Medienbrüchen
• Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Unternehmensprozesse

Die Einführung eines Workflows löst allerdings nicht nur viele der hier aufgeführten Punkte, sondern zieht nachgelagerte Arbeiten mit sich. Wie gehen wir sicher, dass beispielsweise freizugebende Rechnungen dem jeweilig zuständigem Mitarbeiter zugeordnet werden? Was geschieht, wenn der Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt oder sich im Urlaub befindet? 

Workflow-Optimierung

Um Durchlaufzeiten eines bestehenden Workflows nachhaltig zu optimieren und geplante Maßnahmen erfolgreich durchzuführen ist es notwendig, fundierte Kenntnisse über vorhandene Prozesse und Nutzerverhalten einzuholen:

• Wie viele p2p-Prozesse werden systemseitig in welchem Zeitraum durchlaufen?
• Wie lange dauert es von der Bedarfsanfrage bis zur Zahlfreigabe?
• Wie viel Zeit nimmt jeder einzelne Workflowschritt in Anspruch?
• Können Durchlaufzeiten verringert werden?
• Welcher wiederkehrende Prozessschritt führt dazu, dass der gesamte Workflow lahmt?
• Wie hoch sind die Rechnungsbeträge pro Bearbeitungsschritt?
• Welche Folgeaufgaben müssen angestoßen werden, um Skontoverluste zu vermeiden?

Mit pi.a analytics gehen Sie diesen Fragen auf den Grund. 

Durch das Abrufen relevanter Leistungskennzahlen können Best Practices identifiziert werden, um einen intelligenten Workflow zu gestalten. Gerne überzeugen wir durch ein Proof of Concept.