Process Mining für Einsteiger: 5 Fragen und Antworten

Process Mining ist aktuell in aller Munde. Schon die Bezeichnung 'Mining' könnte bei dem einen oder anderen den Gedanken an eine bisher verborgende Goldader wecken. Doch was steckt wirklich dahinter? Und worauf sollte man als Einsteiger wirklich achten?

Große Unternehmen setzen vermehrt auf eine Process Mining Lösung. Sie erhoffen sich dadurch eine signifikante Verbesserung ihrer internen Abläufe. Eine hohe Prozessqualität und die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität sind erstrebenswerte Ziele. Der erhoffte Lösungsansatz liegt im Process Mining.

1. Was ist Process Mining?

Process Mining beschreibt eine Methode des Business Process Managements. Mit Hilfe einer Software werden Abläufe in einem Unternehmen erkannt und analysiert. Die anschließende Auswertung auf die Effizienz der aktuellen Prozesse liefert im besten Falle eine Übersicht für Optimierungen. Dazu werden bestehende Systeme (ERP, Workflow Engines etc.) ausgelesen, um aussagekräftige Leistungskennzahlen darzustellen. Process Mining macht somit sichtbar, wie die Geschäftsabläufe tagtäglich wirklich aussehen.

2. Wie unterscheidet es sich vom klassischen Ansatz?

Während bisher Prozessberater in aufwendigen Workshops versucht haben, bestehende Prozesse nachzuvollziehen und zu dokumentieren, besteht der wesentliche Unterschied darin, wie die IST-Prozesse erfasst werden. Die Process Mining Software bildet dabei visuell den Status quo automatisiert ab und leitet selbstständig direkte Arbeitsschritte aus dem Leseergebnis ab. 

3. Was sind die Vorteile eines technologischen Ansatzes?

Prozessanalysetools konzentrieren sich rein auf die Erfassung und Analyse von Prozessdaten. Somit deckt das Process Mining objektiv mögliche Schwachstellen und Prozessbremsen auf. Die Analyse basiert nicht auf Vermutungen, sondern auf Algorithmen, die die Qualität der Abläufe und Produktivität anhand ausgelesener Log-Daten genaustens auslesen. Infolgedessen können Prozessoptimierungen angestoßen und Prozesskosten nachhaltig gesenkt werden. 

4. Welche Voraussetzungen müssen für ein Process Mining gegeben sein?

Das Herzstück der Process Mining Technologie sind natürlich die Log-Daten. Je einheitlicher und vollständiger, insbesondere bei mehreren involvierten Systemen, Daten gesammelt werden können, umso besser. Hier sind natürlich standardisierte Prozesse hilfreich. Allerdings muss das Unternehmen einen gewissen digitalen Reifegrad haben. Denn: Die zu analysierenden Prozesse dürfen keine manuellen Arbeitsschritte enthalten. Schließlich ist die Arbeit von Mitarbeitern, die etwas ausdrucken und in eine andere Abteilung tragen, technisch weder analysier- noch messbar.

5. Was macht Process Mining nicht?

Bei aller Euphorie müssen wir natürlich auch selbstkritisch sein. Process Mining ist nicht das Allheilmittel für alle erdenklichen Prozessschwierigkeiten. Die Prozessanalyse ist nur ein Teil des Prozessmanagements. Es bedarf einer Prozessstrategie und eines durchdachten Optimierungsplans. All dies sind Aspekte, in denen strategisches und unternehmensbewusstes Denken gefragt ist. Die analysierten Prozessabläufe und Leistungskennzahlen liefern dabei eine gute Basis für angedachte Transformationsinitiativen.

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