Löschgründe nachvollziehen

Jeden Tag flattern neue Rechnungen ins Haus, die darauf warten, geprüft zu werden. Größere Unternehmen setzen hierzu auf eine Workflow gesteuerte Rechnungsprüfung. Das erfordert natürlich, dass alle Rechnungen, egal in welcher Form sie eintreffen, zunächst digital erfasst werden. 

Verschiedenste Gründe führen nun dazu, dass im Prozessverlauf Rechnungen gelöscht werden. Aber was sind denn die Gründe für häufige Löschungen?

Die Ursachen für Löschungen und somit verzögerte Prozessfreigaben sind bisweilen nicht immer einfach zu erklären. Liegt es an den einzelnen Mitarbeitern in den verschiedensten Fachbereichen? Hat der Lieferant die Lösung aufgrund falscher Artikel- oder Liefermengen zu verantworten?

Rechnungen löschen?

Rechnungen, die einmal digital erfasst worden sind, können nicht einfach gelöscht werden. Muss eine Rechnung storniert werden, so erzeugt das ERP-System automatisch eine Gutschrift. Unter Gutschrift wird hier immer eine Gutschrift vom Lieferanten verstanden. Das Buchen einer Gutschrift führt also immer zu einer Belastung des Kreditorenkontos. Gutschriften sind deshalb nützlich, weil sie helfen die fehlerhafte Bestellentwicklung zu korrigieren, wenn beispielsweise eine zu große Menge berechnet oder eine Teilmenge zurück geliefert wurde. 

Um die Qualität der Unternehmensprozesse stetig zu verbessern, ist demnach eine zielgerichtete, planvolle und systematische Vorgehensweise im Qualitätsmanagement von Nöten. Sogenannte "Hauruck-Aktionen" unterstützen häufig nicht das Betriebsklima unter den Mitarbeitern zu verbessern. 

Löschgründe

Um die Effektivität der einzelnen Fachbereiche und deren Mitarbeiter zu steigern, verfolgen wir den Ansatz Löschgründe und Prozessabbrüche nachzuvollziehen. So erhalten Sie eine objektive Übersicht über ihre derzeitigen Geschäftsprozesse und können Transformationsinitiativen gut durchdacht anstoßen.

• Wie viele Rechnungen mussten gelöscht werden?
• Wie viele Prozessabbrüche hat ein bestimmter Kreditor hervorgerufen?
• Wie viele Gutschriften sind pro Buchungskreis im Umlauf?
• Welche Gesamtbeträge an Gutschriften liegen aktuell vor?
• Wie sieht die Prozessentwicklung im laufendem Jahr aus?

Wir helfen Ihnen, Ursachen für verzögerte Prozessfreigaben schnell zu erkennen. So können Abweichungen wie fehlende Angaben auf Rechnungen, Preis/Mengensperren, falsche Artikel- oder Liefermengen, Qualitätsmängel und unnötige Lieferzeit von Ersatzartikeln in Zukunft minimiert werden.