Um Geschäftsprozesse im p2p-Prozess optimieren zu können, reicht es aus unserer Sicht nicht aus, die Geschäftsabläufe pro Fachbereich zu betrachten. Erst wenn wir fachbereichsübergreifend Muster und Abläufe betrachten, können Optimierungspotenziale entdeckt und ausgeschöpft werden.
Der p2p-Prozess beginnt häufig mit einer Bedarfsmeldung und der damit einhergehenden Bestellanfrage. Je nachdem wie der Bestellfreigabeprozess im Unternehmen strukturiert wurde, gibt es die Möglichkeit, unterhalb von Budgetgrenzen beispielsweise 500€ zu bestellen ohne eine vorherige Bestellfreigabe einholen zu müssen. Diese Bestellungen können nachgelagerte Arbeiten hervorrufen.
In dem Moment, wo eine Bestellanfrage im System hinterlegt ist, können Durchlaufzeiten erfasst werden. Die Zahlfreigabe einer Rechnung ist meist der letzte Prozessschritt vor der revisionssicheren Archivierung. Zwischen der Bestellanfrage und der Zahlfreigabe sind verschiedenste Fachbereiche in der Prozesskette involviert. Zusätzlich sind Lieferanten und Dienstleister in den Beschaffungsprozess mit eingebunden.
Am Ende laufen die Vielzahl der Prozesse in der Eingangsrechnungsprüfung zusammen. Um Prozessbremsen effektiv zu lösen, betrachten wir mit pi.a analytics Unternehmensprozesse ganzheitlich, auch den Bestellprozess.
Ein netter Nebeneffekt ist eine übersichtliche Lieferantenauswertung auf Basis des Bestellvolumens im Verhältnis zum Bestellgesamtbetrages. So gewinnen Sie detaillierte Informationen zum Bestellprozess auf einen Blick:
- Um welche Art der Bestellungen handelt es sich (Limit, Dienstleistung, Material etc.)?
- Wie hoch sind die durchschnittlichen Durchlaufzeiten des Bestellprozesses pro Lieferant?
- Wie lange dauert der Gesamtprozess von der Bestellung bis zur Zahlfreigabe?
- Wie häufig erfolgen Preisänderungen zur Bestellung pro Lieferant?
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