Prozessblocker schneller entdecken und hohe Prozesseffizienz erreichen

Auf dem Weg zu schnellen und schlanken Geschäftsprozessen im Bereich der Beschaffung und Eingangsrechnungsprüfung begegnen wir in unserem Arbeitsalltag immer denselben wiederkehrenden Prozessblockern. 

Es sind die manuellen Änderungen an Belegen, die erhöhte Prozesskosten und Arbeitslasten verursachen. Häufig scheinen sie nicht so ins Gewicht zu fallen: Hier eine fehlende Angabe auf der Rechnung, da eine manuelle Preisänderung zur Bestellung innerhalb der Rechnungsprüfung. Klingt das vertraut? Für viele Sacharbeiter innerhalb der Kreditorenfinanzbuchhaltung beschreibt dieses Szenario alltägliche Themen. Würde man jede manuelle Änderung in seiner Gesamtheit betrachten, so wären Sie erstaunt, wie viele Prozessblocker Ihre Geschäftsprozesse Tag für Tag erschweren.

Eine Prozessanalyse zeigt Ihnen, wie Ihre inneren Abläufe wirklich aussehen. Denn es gibt Hoffnung: Belege, die ohne Änderungen bis auf die manuelle Freigabe weitere Prozessschritte durchlaufen haben, können automatisiert werden. Um den Automatisierungsgrad in Ihren Prozessen zu erhöhen hilft es, Prozessblocker klarer zu identifizieren.

Prozessblocker klar identifizieren

Sicherlich sind uns die meisten Prozessblocker im P2P-Prozess klar: Fehlender Wareneingang, falsche Artikel- oder Liefermengen, Qualitätsmängel und die dadurch hervorgerufenen Preis/Mengensperren. Darüber hinaus bremsen aber beispielsweise nachgelagerte Arbeiten aufgrund von niedrigen Budgetgrenzen oder fehlerhaften Bearbeiterzuordnungen Ihre Geschäftsprozesse aus. Interessant wird es, wenn Sie in der Lage wären, die fortwährend auftretenden Fehler detailliert nachzuvollziehen, um Ansätze zu entdecken, wie Sie Prozessblocker auf lange Sicht entfernen könnten.

Mit pi.a analytics sind Sie in der Lage folgende Fragen zu beantworten:

• Wie hoch sind die Durchlaufzeiten einzelner Prozessschritte?
• Wie viele Rechnungen eines bestimmten Kreditors mussten aufgrund fehlerhaften Wareneingangs erneut bearbeitet werden?
• Wie häufig erfolgen Preisänderungen zur Bestellung innerhalb der Rechnungsprüfung?
• Welche Mitarbeiter- und Bearbeitergruppen rufen die meisten Folgeaufgaben hervor?
• Welche Belege können in Zukunft automatisiert werden?

Der Lösungsansatz

Eine Analyse Ihrer Durchlaufzeiten beispielsweise unter Berücksichtigung der Anzahl der Weiterleitungen und Freigaben im Eingangsrechnungsprüfungsprozesses, lässt Sie Rückschlüsse ziehen, wie Ihre Prozessabläufe wirklich aussehen. Möglicherweise häufen sich die manuellen Änderungen in einem bestimmten Buchungskreis, wo hingegen andere scheinbar mühelos geprüft und durchlaufen werden. Ein detaillierter Blick lässt Sie die Muster erkennen, welche Kreditoren Mehrarbeit hervorrufen. 

Liegt es an der fehlerhaften Rechnungsstellung oder ist die Bearbeiterzuordnung nicht richtig eingestellt worden? Um Prozesse nachhaltig zu optimieren, stellt ein objektives Processmining eine wichtige Grundlage da, um Ihren Best Practice Ansatz zu finden.

Wir als pi.a factory haben uns schnelle und schlanke Prozesse zum Ziel gesetzt. Mit einer fundierten Prozessanalyse geben wir Ihnen eine Roadmap für Transformationsinitativen an die Hand, damit Sie ihre Geschäftsprozesse optimal verbessern können.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Schnellere Durchlaufzeiten
• Reduzierte Prozesskosten
• Verringertes Arbeitsvolumen
• Geschonte Nerven