Wie Sie den Automatisierungsgrad erhöhen können

Jedes Dokument, jeder Beleg und jede Rechnung, die in Ihrem Unternehmen angefasst wird, verursacht Kosten. Kosten, die jeder Unternehmer gerne auf ein Minimum reduzieren möchte. Schlanke Geschäftsprozesse bedeuten nicht nur eine hohe Effizienz, sondern sind auch viel schonender für Ihre Nerven.

Um Geschäftsprozesse wie beispielsweise Rechnungseingangsprozesse zu automatisieren, greifen viele Mittelständische und Großunternehmen auf Workflowlösungen zurück. Ein digitalisiertes Büro gehören heutzutage zum 'Must Have'. Während auf der einen Seite die hohen Papierberge und Aktenordner abnehmen, nehmen die IT-Herausforderungen zu. Steckengebliebene Belege im Nirvana der zuordnenden Bearbeiterfindung beispielsweise sorgen für neue ungeahnte Problematiken.

Das papierlose Büro

Natürlich wollen und können wir nicht mehr ins Papierchaos zurück. Wir sind dankbar für die OCR-Möglichkeiten, Belege einfach per Mausklick zu digitalisieren. Und im Zeitalter der Tablets und Smartphones können Rechnungen auch von unterwegs schnell freigegeben werden. Und hier greift der Automatisierungsansatz.

Wir stellen uns die Frage: Wie viele manuelle Änderungen sind an einem Beleg vorgenommen worden bis er schlussendlich gebucht werden konnte? Aufgrund einer soliden Prozessanalyse, in der bestehende Workflowlösungen häufig eine nachvollziehende Historie in Form eines Prozess-Protokolls liefern, können wir Regeln und Muster ableiten.

Rechnungen beispielsweise, die ohne Änderungen bis auf die manuelle Freigabe weitere Prozessschritte durchlaufen haben, können automatisiert werden. Ganz im Sinne des BestPractice Ansatzes kann der Automatisierungsgrad für einzelne Kreditoren und Buchungskreise ermittelt und respektive erhöht werden!

Welche Änderungen werden wiederholt vorgenommen?

Jede Änderung, die ein User manuell im Prozesslauf vornimmt, hinterlässt digitale Spuren. Die gesammelten Spuren helfen uns Wahrscheinlichkeiten aufgrund von Nummernstrukturen zu ermitteln, die wiederum Regel und Muster ableiten lassen, um zukünftige Änderungen schon im Vorfeld durch eine geänderte Arbeitsmethodik auf ein geringes Maß zu reduzieren.

Beispielsweise könnte die externe Rechnungsnummer eines Kreditors bei der OCR-Erfassung immer wieder den manuellen Validierungsschritt auslösen. Anstatt diese manuelle Änderung bei jeder Rechnung wiederholt durchzuführen, würde ein Training oder die Kontaktaufnahme mit dem Kreditor diese Problematik ein für allemal beenden.

Ist unsere Workflowlösung die richtige?

Neben der Analyse Ihres Automatisierungsgrades in Bezug auf Ihre Unternehmensprozesse können Sie gleichzeitig Rückschlüsse auf Ihre derzeitig im Einsatz befindende Workflowlösung ziehen. Viele Unternehmen schrecken davor zurück, alte Softwarelösungen abzulösen. Mit pi.a analytics unterstützen wir Sie, eine objektive Sicht auf Ihre Prozesse zu erhalten, um Ihnen Ihre Entscheidungsfindung leichter zu machen. Mit Ihnen gemeinsam, können Prozesseffizienz und ein hoher Automatisierungsgrad erreicht werden.