Welche KPIs sind wirklich relevant?

Diese Frage ist natürlich nicht so einfach zu beantworten. Je nachdem in welcher Branche sich ein Unternehmen bewegt, sind Leistungskennzahlen an die jeweilige Branche anzupassen.

Und dennoch gibt es sicherlich Key Performance Indicators (KPIs), die branchenübergreifend gelten.

Heutzutage ist es beispielsweise Standard, dass Lieferanten sich über ein Portal bei potenziellen Unternehmen, die sie beliefern wollen, bewerben und anmelden. Ein Lieferantenscreening unterstützt die jeweiligen Unternehmen Lieferanten zu bewerten und den passenden Zulieferer auszuwählen. Auch hier werden Leistungskennzahlen genutzt, um die Performance einzelner Lieferanten zu beurteilen.

Hier wird zwischen ‚hard facts‘ und ‚soft facts‘ unterschieden. Die ‚harten Fakten‘ sind Leistungskennzahlen, die nummerisch erfasst werden können. Zu den ‚hard facts‘ gehören beispielsweise:

• Termintreue – Wurde der Liefertermin eingehalten?
• Mengentreue – Wurde die Liefermenge eingehalten?
• Lieferqualität – Gab es Qualitätsbeanstandungen? Wie viele Reklamationen sind in einem bestimmten Zeitraum aufgetreten?
• Reaktionsgeschwindigkeit – Wie schnell reagiert der Lieferant? Wie gut ist das Beschwerdemanagement aufgestellt?

Die notwendigen Daten für die nackten Zahlen sind in Ihrem System hinterlegt.
Die Bewertung der ‚soft facts‘ hingegen ist nicht immer objektiv zu gestalten.

Darüber hinaus helfen KPIs auch die interne Leistungsfähigkeit zu beurteilen.

Denn es sind nicht immer die externen Lieferanten, die Ihre Geschäftsprozesse verlangsamen oder gar stoppen.

Zu den zu überprüfenden KPIs gehören:

• Fehlende Bearbeiterzuordnung - Stocken Bestell- und Prüfungsprozesse aufgrund fehlerhafter Zuordnungen?
• Sperrgründe - Ist der Wareneingang schon erfolgt, aber nicht digital erfasst worden?
• Durchlaufzeiten - Wie lange benötigt Ihr Unternehmen von der Bedarfsanalyse bis hin zur Zahlung der Rechnung? Welcher Prozessschritt dauert am längsten? 
• Dunkelbuchungsquote - Welche Belege können automatisiert werden, weil sie ohne Änderungen bis auf die manuelle Freigabe weitere Prozessschritte durchlaufen haben?
• Skontoverlustquote - Bei wie vielen Rechnungen konnte das Skonto nicht gezogen werden?